KI im Unternehmen einführen: den Einstieg planen

Eine geeignete Aufgabe auswählen

Sammeln Sie zunächst wiederkehrende Aufgaben, bei denen Texte vorbereitet, Informationen geordnet oder Inhalte ausgewertet werden. Lassen Sie die beteiligten Personen beschreiben, wie sie heute vorgehen und woran sie ein verwendbares Ergebnis erkennen.

Für einen ersten Test eignet sich eine Aufgabe mit überschaubarem Umfang und gut prüfbarem Ergebnis. Wenn notwendige Angaben fehlen oder niemand das Ergebnis fachlich beurteilen kann, sollte zuerst diese Voraussetzung geschaffen werden. Die Häufigkeit der Aufgabe und der heutige Aufwand helfen bei der Priorisierung.

Das gewünschte Ergebnis beschreiben

Ein brauchbares Testziel benennt Aufgabe und Qualitätsmaßstab. Ein fiktives Beispiel: Aus freigegebenen Stichpunkten soll ein Entwurf für eine Kundenantwort entstehen. Alle vorgegebenen Angaben müssen enthalten sein; fehlende Angaben sollen als Rückfrage markiert werden.

Legen Sie vorab fest, welche Fehler besonders relevant sind. Bei einem Text können das falsche Leistungszusagen, ausgelassene Informationen oder ein unpassender Ton sein. So entsteht eine gemeinsame Grundlage für die spätere Bewertung.

Einen begrenzten Versuch vorbereiten

Bestimmen Sie Werkzeug, freigegebenes Ausgangsmaterial und verantwortliche Person. Wählen Sie mehrere typische Fälle aus, darunter auch einen unvollständigen oder schwierigen Fall. Nutzen Sie ausschließlich Material, das für diesen Einsatz freigegeben ist.

Notieren Sie pro Fall die Eingabe, das Ergebnis und die erforderlichen Korrekturen. Änderungen an der Aufgabenbeschreibung sollten erkennbar bleiben. Sonst ist später schwer nachvollziehbar, weshalb ein Ergebnis besser oder schlechter ausgefallen ist.

Den gesamten Arbeitsaufwand vergleichen

Erfassen Sie die Zeit für Vorbereitung, Erstellung, Prüfung und Überarbeitung. Für den Vergleich ist der Weg bis zum verwendbaren Ergebnis relevant. Zusätzlich können Aufwand für Zugänge, Abstimmung und die spätere Pflege entstehen.

Eine einfache Testübersicht enthält diese Felder: Aufgabe, heutiger Aufwand, Aufwand mit KI, Fehler, erforderliche Nacharbeit und Urteil der fachlich verantwortlichen Person. Die Werte stammen aus Ihrem Versuch; allgemeine Produktversprechen ersetzen diese Beobachtung nicht.

Arbeitsblatt für den ersten Versuch

Füllen Sie vor dem Start eine kurze Versuchsbeschreibung aus: Aufgabe: Was soll entstehen? Ausgangsmaterial: Welche freigegebenen Informationen stehen bereit? Prüfung: Wer kann die Ausgabe fachlich beurteilen? Abschluss: Wann wird entschieden, ob der Versuch fortgesetzt wird?

Für das fiktive Beispiel einer Kundenantwort könnte das Qualitätskriterium lauten: Der Entwurf enthält alle gelieferten Leistungsangaben, fügt keine Termine hinzu und kennzeichnet fehlende Informationen. Eine sachlich falsche Zusage wäre ein wesentlicher Fehler, auch wenn die Formulierung gut klingt.

Halten Sie zusätzlich fest, welche Voraussetzungen vor dem Start noch fehlen. Das kann ein freigegebener Zugang, geeigneter Beispieltext oder eine verfügbare Fachperson sein. Ein ausstehender Punkt wird einer zuständigen Person zugeordnet. Damit bleibt die Vorbereitung ebenso nachvollziehbar wie das eigentliche Testergebnis.

Über die Fortsetzung entscheiden

Nach dem Test sind drei Ergebnisse möglich: Die Anwendung wird weiterentwickelt, die Aufgabe wird anders gelöst oder der Versuch wird beendet. Halten Sie den Grund und die noch fehlenden Voraussetzungen fest. Bei einer Fortsetzung braucht es eine Zuständigkeit für Anwendung und Qualitätsprüfung.

Die KI-Beratung von kaiimu unterstützt die Auswahl und Bewertung solcher Einsatzmöglichkeiten. Wenn bereits ein bestimmter Ablauf feststeht, kann die Prozessanalyse die einzelnen Schritte genauer untersuchen.