Regelbasierte Arbeit
Daten von einem System ins andere übertragen, bei einem bestimmten Status benachrichtigen, Dateien nach festem Muster ablegen: Hier ist klassische Automatisierung meist zuverlässiger und günstiger als KI.
Beratung & Strategie
KI-Automatisierung für Unternehmen: erst der Prozess, dann das Werkzeug
Automatisierung spart Zeit, wenn der Ablauf dahinter klar ist. Ist er es nicht, macht sie das Durcheinander nur schneller. Wir schauen uns Ihre Abläufe an, wählen die passende Lösung und richten sie mit Ihnen ein: vom Chatbot auf der Website über den Telefonassistenten bis zum Wissenssystem für Ihr Team.
Was Automatisierungen ausbremst
Die Idee klingt einfach: Eine lästige Aufgabe wird automatisiert, und das Team hat wieder Zeit für das Wesentliche. In der Praxis zeigen sich die Hürden schnell. Informationen kommen in jeder denkbaren Form an. Freigaben sind nicht eindeutig geregelt. Ausnahmen, die jemand im Alltag „einfach weiß“, stehen nirgends. Und nach dem Start fühlt sich niemand für die Pflege zuständig.
Deshalb fangen wir nicht beim Werkzeug an, sondern beim Ablauf. Erst wenn klar ist, was heute passiert, wer entscheidet und wo nachgearbeitet wird, lässt sich sagen, was sich automatisieren lässt.
Regel, KI oder Organisation?
Nicht alles, was nach KI klingt, braucht KI. Wir unterscheiden drei Fälle:
Unstrukturierte Inhalte
Anfragen lesen und sortieren, Informationen aus Dokumenten ziehen, Antworten vorbereiten: Hier spielt ein Sprachmodell seine Stärken aus. Das Ergebnis muss dann prüfbar bleiben.
Organisatorische Lücken
Wenn Zuständigkeiten, Termine oder der verbindliche Arbeitsstand unklar sind, hilft keine Automatisierung. Hier braucht es zuerst eine Entscheidung und manchmal die richtige Standardsoftware.
In vielen Abläufen kommen alle drei Fälle vor. Eine gute Prozessanalyse trennt sie sauber.
Fertige Lösung vor Bastellösung
n8n und Make sind großartige Werkzeuge. Aber ein Workflow, den nur eine Person versteht und der beim nächsten Update bricht, ist keine Entlastung, sondern ein neues Risiko. Deshalb prüfen wir zuerst, ob es eine fertige Lösung gibt: in Ihrer Branchensoftware, in Microsoft 365 oder als spezialisierte Plattform. Selbst gebaute Workflows setzen wir dort ein, wo sie wirklich die beste Wahl sind.
Was wir mit Ihnen einrichten
Chatbots für Ihre Website
Ein Chatbot beantwortet häufige Fragen rund um die Uhr, auf Grundlage der Inhalte, die Sie freigeben. Mit klaren Regeln, wann ein Mensch übernimmt.
Telefonassistenten mit Voice AI
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn gerade niemand kann, beantwortet Standardfragen und hält Rückrufwünsche fest. Für Beratung, Beschwerden oder heikle Anliegen übergibt er an einen Menschen. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie viele Anrufe bei Ihnen heute ins Leere laufen.
Wissenssysteme und Second Brain
Gesprächsprotokolle, Meetingtranskripte, Anleitungen und Projektwissen liegen oft verstreut. Wir analysieren, was sich bündeln lässt, machen Sammlungen durchsuchbar und zeigen, wie Sie Ihr Wissen so sortieren, dass KI-Assistenten damit wirklich arbeiten können.
KI in Ihrer vorhandenen Software
Microsoft Copilot in Microsoft 365, KI-Funktionen in Handwerkssoftware, Praxissoftware oder anderen Branchenlösungen: Oft steckt die passende KI schon in Programmen, die Sie nutzen. Wir finden heraus, welche Funktionen sich lohnen, und bringen sie in den Alltag.
Workflows und Anbindungen
Wo Systeme miteinander sprechen sollen, setzen wir Workflow-Plattformen wie n8n oder Make ein oder verbinden KI-Assistenten über das Model Context Protocol (MCP), einen offenen Standard, mit Ihren Datenquellen. Kontrolliert und nur dort, wo Sie es freigeben. Auch die Wahl des Sprachmodells gehört dazu, etwa ob ein europäischer Anbieter wie Mistral besser zu Ihren Anforderungen passt.
Abläufe, die sich im Mittelstand oft lohnen
- Eingehende Anfragen: E-Mails, Formulare oder Anrufe nach Thema sortieren und an die richtige Person geben.
- Angebote: Informationen aus Anfragen erfassen und einen ersten Angebotsentwurf vorbereiten.
- Dokumente und Ablage: Belege, Lieferscheine oder Verträge erfassen, benennen und richtig ablegen.
- Daten zwischen Systemen: Kundendaten, Aufträge oder Termine zwischen CRM, Buchhaltung und Projektmanagement abgleichen.
- Berichte: Kennzahlen aus mehreren Quellen zu einem lesbaren Statusbericht zusammenführen.
- Wissensfragen im Team: Wiederkehrende interne Fragen mit Hilfe der vorhandenen Dokumentation schneller beantworten.
Ob sich ein Ablauf eignet, hängt davon ab, wie oft er vorkommt, wie fehleranfällig er ist und wie gut sich das Ergebnis prüfen lässt.
So gehen wir vor
- 01
Ablauf auswählen.
Wir halten einen konkreten Ablauf fest: Auslöser, Ende, beteiligte Personen. Was sich in einem Satz beschreiben lässt, ist ein guter Startpunkt.
- 02
Verstehen, was heute passiert.
Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit tatsächlich machen. Wo entstehen Rückfragen, Wartezeiten oder Nacharbeit?
- 03
Die passende Lösung wählen.
Regel, KI oder Organisation, fertige Lösung oder eigener Workflow. Für jeden Ansatzpunkt schätzen wir Nutzen, Aufwand und Risiken ein.
- 04
Einrichten und testen.
Wir richten die Lösung auf bewährten Plattformen mit Ihnen ein und testen sie im echten Alltag. Braucht ein Vorhaben Spezialentwicklung, holen wir passende Partner dazu.
- 05
Den Betrieb mitdenken.
Wer gibt Ergebnisse frei? Was passiert bei Fehlern? Wer pflegt die Lösung, wenn sich Systeme ändern? Diese Fragen klären wir vor dem Start, nicht danach.
Datenschutz von Anfang an
Wir achten früh darauf, wo Daten verarbeitet werden, welche Verträge nötig sind und wie Sie transparent bleiben, etwa dass sich ein Telefonassistent als KI zu erkennen gibt. Die rechtliche Freigabe liegt bei Ihren Datenschutzverantwortlichen, die Grundlagen dafür bereiten wir mit Ihnen vor.
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung
Bauen Sie die Automatisierung für uns?
Wir richten Lösungen auf bewährten Plattformen mit Ihnen ein und begleiten die Einführung. Individuelle Softwareentwicklung übernehmen spezialisierte Partner, die wir gemeinsam mit Ihnen auswählen.
n8n, Make oder eine fertige Lösung?
Das hängt vom Ablauf ab. Fertige Lösungen sind oft stabiler und leichter zu pflegen. Workflow-Plattformen sind flexibler, brauchen aber jemanden, der sie dauerhaft betreut.
Lohnt sich ein KI-Telefonassistent für uns?
Wenn bei Ihnen regelmäßig Anrufe ins Leere laufen, oft. Wenn nur wenige Anrufe pro Woche kommen, meist von Bestandskunden mit individuellen Anliegen, reicht eine gute Mailbox mit schnellem Rückruf.
Was ist MCP?
Das Model Context Protocol ist ein offener Standard, über den KI-Assistenten auf Datenquellen und Werkzeuge zugreifen können. Für Sie heißt das: KI kann mit Ihren Systemen arbeiten, ohne dass für jede Verbindung eigene Software entwickelt werden muss.
Welche Abläufe eignen sich für den Anfang?
Abläufe, die häufig vorkommen, klar abgegrenzt sind und deren Ergebnis sich leicht prüfen lässt. Kritische Prozesse mit hohen Fehlerfolgen sollten nicht der erste Versuch sein.
Ihr nächster Schritt
Ihren Ablauf gemeinsam anschauen
Haben Sie einen Ablauf, der zu viel Zeit kostet? Erzählen Sie uns davon. Wir sagen Ihnen offen, ob sich eine Automatisierung lohnt und welche Lösung passt.