KI im Projektmanagement: Aufgaben und Systeme prüfen

Den Bedarf im Projektalltag beschreiben

Welche Aufgabe soll sich verändern? Beispiele sind die Vorbereitung eines Statusberichts, die Strukturierung von Notizen oder das Zusammenstellen offener Fragen. Benennen Sie, welche Informationen dafür bereits vorliegen und wer das Ergebnis verwendet.

Wenn Zuständigkeiten oder der aktuelle Arbeitsstand fehlen, muss die Organisation diese Angaben zunächst bereitstellen. Eine Anwendung kann nur sinnvoll bewertet werden, wenn klar ist, welche Aufgabe sie übernehmen und woran ihre Ausgabe gemessen werden soll.

Vorhandene Systeme berücksichtigen

Prüfen Sie, wo Aufgaben, Termine und Entscheidungen heute dokumentiert werden. Häufig entstehen Rückfragen an den Übergängen zwischen E-Mail, Besprechung und Projektwerkzeug. Beschreiben Sie diese Übergaben anhand eines typischen Vorgangs.

Dabei kann sich zeigen, dass ein vorhandenes System besser genutzt oder ein geeigneteres Werkzeug eingeführt werden sollte. Ob zusätzlich KI gebraucht wird, ist eine eigene Frage. Die Entscheidung hängt von Ihren Aufgaben und betrieblichen Anforderungen ab.

Ein Beispiel aus unserer Kundenarbeit

Ein Kunde fragte bei uns nach KI-Unterstützung für sein Projektmanagement. Im Gespräch zeigte sich, dass vor allem klare Aufgaben, Zuständigkeiten und ein gemeinsamer Arbeitsstand fehlten. Wir haben deshalb MeisterTask eingeführt. Ob KI später dazukommt, ist eine zweite Frage, die sich auf dieser Grundlage viel besser beantworten lässt.

Das Beispiel zeigt keine allgemeine Produktempfehlung. Für ein anderes Unternehmen können andere Systeme passen. Es zeigt aber, warum die Organisation vor dem Werkzeug kommt.

Prüffragen für einen Statusbericht mit KI

Für einen fiktiven Statusbericht werden zunächst die freigegebenen Quellen festgelegt: Aufgabenstand, bestätigte Termine und dokumentierte Entscheidungen. Anschließend definieren Sie die Ausgabe, beispielsweise abgeschlossene Aufgaben, offene Punkte und benötigte Entscheidungen. Nicht bestätigte Termine müssen als offen erkennbar bleiben.

Die verantwortliche Person prüft, ob der Entwurf den tatsächlichen Projektstand wiedergibt. Ein fehlender Eintrag darf nicht als erledigte Aufgabe interpretiert werden. Ebenso muss klar bleiben, ob eine Aussage eine bestätigte Entscheidung oder lediglich einen Vorschlag beschreibt.

Beurteilen Sie danach den gesamten Aufwand für Zusammenstellung, Entwurf und Kontrolle. Wenn die Quelldaten zunächst mühsam korrigiert werden müssen, gehört diese Arbeit in die Bewertung. Das Ergebnis des Tests kann deshalb sowohl eine geeignete KI-Anwendung als auch Verbesserungsbedarf bei der Informationspflege zeigen.

Einen begrenzten KI-Anwendungsfall testen

Wenn die Informationsgrundlage vorhanden ist, lässt sich eine einzelne Aufgabe erproben. Ein fiktives Beispiel ist ein Statusentwurf aus freigegebenen Projektnotizen. Vorab wird festgelegt, welche Angaben enthalten sein müssen und wer sie mit dem dokumentierten Projektstand abgleicht.

Bei der Einordnung helfen wir mit KI-Beratung und Prozessanalyse. Passende Lösungen richten wir mit Ihnen auf bewährten Plattformen ein, für Spezialentwicklung holen wir Partner dazu.